Information overflow

Kenniswerkers worden vandaag bedolven onder een overvloed van informatie die hen langs vele kanalen bereikt, vaak digitaal. Om deze overflow te beheersen, volstaan de klassieke tools voor productiviteit niet meer: de kalender en de takenlijst. Deze twee blijven centraal staan in het arsenaal van tools die de kenniswerker dagelijks gebruikt. Maar er is een derde categorie nodig: notities.

Notities komen boven de kalender en de takenlijst te staan. Vanuit de notities wordt een link gelegd naar een tijdsblok in de kalender of naar een taak. Er is echter veel informatie die niet naar een taak of naar een tijdsblok verwijst. Het zijn de ideeën tijdens een wandeling of aan de koffiemachine, de vergaderingen, de rapporten, de planningen, de communicatie, de nota's bij het lezen van een boek of het bekijken van een instructieve Youtube, citaten uit een artikel, de opleveringsdocumenten van een nieuwe versie in een project, het dagboek, de boodschappenlijst, de reislijst en nog zoveel andere informatie die verloren dreigt te gaan indien er geen notitie van gemaakt wordt.

David Allen, een grote autoriteit op het gebied van persoonlijke en organisatorische effectiviteit zei reeds in 2020 in zijn boek "Getting Things Done":

"Your mind is for having ideas, not holding them." __ David Allen

Personal Knowledge Management

De uitdaging bestaat erin vandaag om deze notities snel te kunnen maken en snel te kunnen terugvinden. De voorbije twee jaren is een nieuwe manier ontwikkeld om heel efficiënt de notities met elkaar te verbinden zodat een netwerk van kennis ontstaat. In een systeem voor "Personal Knowledge Management" of PKM kunnen notities aan elkaar gekoppeld worden dankzij "links" en "backlinks". Hierdoor kan automatisch een overzicht getoond worden van alle notities die naar de huidige notitie verwijzen. Zo ontstaat letterlijk een netwerk dat in een aantal tools ook visueel kan weergegeven worden (vb. Roam Research, Loqseq, Obsidian). Het laat toe om creatief door het netwerk te bewegen met als doel om daarmee nieuwe kennis te creëren.

Een tweede kenmerk van een PKM is dat de notities in de meeste gevallen als pure tekst geschreven worden. Daardoor is er geen afhankelijkheid van bepaalde formaten die slechts door de grote digitale spelers ondersteund worden (vb. Microsoft Word of Apple Pages of Google Docs). Dit tekstformaat is erg duurzaam en is reeds sinds het ontstaan van de computer leesbaar en het zal over vele tientallen jaren nog steeds leesbaar zijn. Om toch enige opmaak te kunnen aanbrengen, is een standaard ontwikkeld met enkele eenvoudige tekens die een speciale betekenis hebben waarmee het mogelijk is om titels in een groter en ander lettertype te zien verschijnen, opsommingslijsten toe te voegen, links naar andere notities en pagina's op het web te leggen, foto's in te voegen, woorden vet of cursief te zetten, enz. Deze standaard heet Markdown en is algemeen aanvaard op het Internet en is ook uiterst geschikt om de content voor webpagina's te onderhouden.

schermafdruk van een eigen notitie in Obsidian, met links het venster waarin de notitie geschreven wordt, als pure tekst met Markdown-opmaak, inedit-mode; aan de rechterkant de opgemaakte versie in view-mode

---

In het tweede deel van deze driedelige reeks komen een viertal verschillende types PKM aan bod; afhankelijk van de context waarin de informatie zal gebruikt worden, zullen andere tools gebruikt worden.

Er zijn een aantal iteraties en migraties nodig om uiteindelijk tot een vorm te komen die aangepast is aan de concrete context van elke kenniswerker die een Personal Knowledge Management System bouwt.