Deze apps dienen de verschillende soorten informatie te beheren:

• e-mail
• projecten
• agenda
• taken
• notities
• documenten

De keuze om enkel Apple-toestellen te gebruiken, is 15 jaar geleden bewust genomen. Intussen ben ik een tevreden gebruiker omdat stabiliteit, gebruiksvriendelijkheid, privacy en security in al die jaren ervoor gezorgd hebben dat ik heel weinig tijd heb verloren aan incompatibiliteiten, problemen met drivers, blue screens en inconsistente gebruikersinterfaces in de verschillende apps. De meerprijs van Apple-toestellen heeft zich daardoor intussen reeds meerdere malen terugbetaald.

Voor e-mail, agenda, taken en documenten heb ik al jaren dezelfde, stabiele apps in gebruik.

• e-mail: Gmail voor mijn persoonlijke e-mail en Spark voor mijn professionele e-mail
• projecten: Trello
• agenda: Google Calendar
• taken: Things 3
• documenten: Google Drive

notities

Sinds 2009 ben ik gebruiker van Evernote. Het was in de beginjaren de enige kwalitatieve software die ver boven de concurrenten uitstak. Voor 40 EUR per jaar had ik alle notities beschikbaar op alle apparaten (iPhone, iPad, Macbook Pro en Mac Mini). De zoekfunctie is nog steeds erg effectief en de webclipper van Evernote is nog steeds de beste op de markt.

Toch ben ik vandaag geen actieve gebruiker meer van Evernote. Er zit nog teveel informatie in de database van Evernote om mijn account te kunnen opzeggen maar het gebruik van deze app is in de loop van de voorbije vijf jaren problematisch geworden. Er zijn interne problemen geweest met de privacy van de informatie, de applicatie is traag geworden door een overvloed aan extra functies, de interface op de verschillende toestellen was geëvolueerd in verschillende richtingen, er zijn veel topmensen die in korte tijd het bedrijf verlaten hebben en op het Internet is sindsdien een stroom van klachten ontstaan; veel gebruikers laten weten dat ze Evernote definitief hebben verlaten en zijn op zoek gegaan naar andere oplossingen.

De definitieve genadeslag is voor mij persoonlijk gekomen wanneer Evernote vorig jaar een nieuw systeem van abonnementsprijzen heeft gelanceerd. Mijn account is al jaren een Evernote Premium en ik krijg geen toegang meer tot de nieuwe functies die intussen toegevoegd zijn aan Evernote, zoals het beheer van taken, de integratie van agenda, het volledig beheer van de startpagina en alle nieuwe functies die in de toekomst nog zullen toegevoegd worden. Intussen ben ik hardhandig bestookt met e-mails om mij te duwen naar de formule Evernote Personal die echter MEER DAN HET DUBBELE kost, namelijk 6.99 EUR per maand of 83.88 EUR per jaar. Dat is Evernote niet waard. Dus ben ik ook op zoek gegaan naar alternatieven.

In die zoektocht heb ik zowat alle notities-apps getest, de meeste ervan (een twintigtal) staan nog op mijn harddisk maar zonder dat ik ze actief gebruik. Op een bepaald moment was het duidelijk voor mij: ik vind geen goed alternatief voor Evernote, dus zal ik zelf een eigen app ontwikkelen die volledig beantwoordt aan mijn noden. Dit heeft geleid tot Notis.one.

Notis.one

Het is niet toevallig dat het uiterlijk van Notis.one lijkt op dat van Evernote, het is een statement. De essentie van Notis.one is gelijk aan die van Evernote: het beheren van notities. In tegenstelling tot Evernote zijn dit eenvoudige tekstbestanden geschreven als pure tekst en dus compatibel met alle devices en operating systems en daarnaast ook duurzaam in de tijd; over 50 jaar zal dit formaat nog steeds leesbaar zijn. Voor de opmaak van de teksten (titels, opsomming, links, images) worden enkele eenvoudige codes gebruikt van Markdown; deze codes worden in de tekst zelf ingegeven. Deze standaard maakt het gemakkelijk om de notities naar een andere app over te brengen indien dat ooit nodig zou zijn.

Aangezien Notis.one in eigen beheer is ontwikkeld (gestart in 2017), kon de basisfunctionaliteit (het beheer van notities) uitgebreid worden. Er was namelijk een aanvoelen dat notities pas meerwaarde krijgen wanneer die een bepaalde context meekrijgen om die dan later te kunnen herbruiken; ook het onderling met elkaar verbinden van notities kan later tot nieuwe inzichten leiden.

In de schermafdruk hierboven zijn twee voorbeelden van een uitbreiding te zien (zie twee oranje verticale lijnen aan de rechterkant).

1. De tabel met het weerbericht wordt elke nacht rond 00:05 automatisch ingevuld in de Daily Note van die dag. Het weerbericht wordt via een eigen algoritme omgezet in een cijfer (in het voorbeeld is dat 4) dat aangeeft op een schaal van 10 in hoeverre het een geschikte dag is om met de motor te rijden; daaronder verschijnen nog wat details om een genuanceerd weerbeeld te krijgen voor die dag.

2. Voor het beheer van taken gebruik ik Things 3 maar de belangrijkste taken voor de dag, worden overgebracht naar Apple Herinneringen omdat daarin meer mogelijkheden bestaan om een aantal automatiseringen te bouwen die zich integreren in de domotica van mijn kantoor (daarover later nog meer details in een nieuwe blogpost). Van zodra in Herinneringen een taak als voltooid wordt aangeduid, zal in de Daily Note van Notis.one de voltooide taak toegevoegd worden, zodat op het einde van de dag een compleet overzicht beschikbaar is van alle voltooide taken van die dag.

In Evernote is het niet mogelijk om notities in Markdown te typen, hoewel dit al vele jaren gevraagd wordt. Het is ook erg lastig om notities met elkaar te verbinden; dit moet gebeuren via de interne Evernote-link van de notitie. Ook automatisaties (zoals hierboven: weerbericht, integratie van alle voltooide taken in een notitie) zijn niet mogelijk.

In Notis.one kon ik dus een eind verder gaan met mijn notities. In de huidige versie zijn heel wat extra functies ingebouwd, waarvan hieronder enkele voorbeelden.

• Project management: communicatie met de klant in projecten die ontwikkeld worden volgens de principes van agile software development waarin communicatie erg belangrijk is; oplevering van sprints en tussenversies met geïntegreerde tools om snel te kunnen reageren
• Timeline: een dagboek waarin dagelijkse notities kunnen opgenomen worden en waarin een digitale index van mijn papieren notitieboeken geïntegreerd is om de chronologie van de geschreven notities te bepalen
• CRM (Client Relation Management): het beheer van contacten met leveranciers, klanten en prospecten
• CMS (Content Management System) voor een experiment met een Digital Garden, dient Notis.one als CMS; alle content van de Digital Garden wordt in Notis.one ingegeven en beheerd; vergelijkbaar met wat Wordpress doet, maar dan wat eenvoudiger
• Integratie Taken: in 2017 was Todoist de app voor het beheren van taken; dankzij een goed gedocumenteerde API kon ik de taken integreren in de Timeline

Conclusie: Notities als kern van de productieve workflow

Dankzij het leerproces dat ik doorgemaakt heb tijdens het ontwikkelen van Notis.one, heb ik ervaren dat er een grote meerwaarde ontstaat wanneer notities geïntegreerd worden in een systeem waarin een eigen context kan toegekend worden aan die notities; daardoor kan extra functionaliteit toegevoegd worden.

Zo kan een productieve workflow gebouwd worden waarvan de bouwstenen pure tekstbestanden zijn. Dit biedt een grote vrijheid om deze notities te delen met andere apps waardoor nieuwe functionaliteit aan de productieve workflow kan toegevoegd worden.

Uiteindelijk leidt dit tot een systeem waarin dankzij automatisering de overflow aan informatie kan beheerd worden zonder dat daarvoor complexe software nodig is: alles is uiteindelijk in essentie gebaseerd op pure tekstbestanden.

In 2020 is het duidelijk geworden dat dit concept door velen gretig is omarmd waardoor een nieuwe categorie apps ontstaan is om aan deze behoefte te kunnen voldoen. Tiago Forte heeft dit concept een naam gegeven die nu als een standaard wordt gebruikt: Second Brain.

De volgende reeks blogposts zal dieper ingaan op dit fenomeen.