De Weekly Review heeft een vast moment in mijn agenda: op vrijdagnamiddag; indien de omstandigheden het toelaten, neem ik mijn bullet journal en een vulpen mee naar een kleine barista ergens in Gent om daar dan bij een espresso gedurende een half uurtje de voorbije week te overlopen en de volgende week in te plannen.

Deze vrijdagnamiddag heeft de waarde van een ritueel dat rust brengt in de gedachten. Het is een manier om even Mindfulness in te bouwen. Rustig en ontspannen wat lijnen trekken en een aantal symbolen inkleuren, zorgt voor een focus die toelaat snel een zicht te krijgen op de voorbije week en voorbereidingen te treffen om de nieuwe week op te starten. Ik zie dus die tien minuten handwerk niet als tijdverlies, maar als een waardevol moment om de Weekly Review te starten.

(edit) In de Coronajaren 2020 en 2021 heb ik dit ritueel verplaatst naar zondagnamiddag op mijn Loft, bij een zelfgemaakte Nespresso in een ristretto kopje met een stukje 85% fondant chocolade erbij.

nieuwe Weekly Spread aanmaken

Het vrijdagse ritueel start met de bestelling van een espresso. Dan open ik mijn Bullet Journal op de eerste plaats waar twee bladzijden naast elkaar nog leeg zijn. Daar breng ik dan mijn "Weekly Spread" aan, een term die vaak gebruikt wordt voor een vooraf ontworpen schema dat op twee naast elkaar liggende bladzijden uitgetekend wordt.

Alle afspraken in mijn digitale agenda en alle taken voor volgende week worden reeds ingevuld. Wie geen digitale agenda of takenlijst gebruikt, zal de Future Log vooraan in het bullet journal raadplegen.

Daarna keer ik terug naar de voorbije week en start ik met het inkleuren van weersymbolen en de zeven cirkeldiagrammen die weergeven of ik voldoende tekst geschreven heb en of ik voldoende externe activiteiten heb ingepland.

Schrijven = groen

Momenteel heb ik als persoonlijke norm bepaald dat ik per dag 1500 woorden wil schrijven. Tot 750 woorden per dag kleur ik het linkerkwartiel bovenaan in het groen; indien ik meer dan 750 woorden geschreven heb, kleur ik ook het linkerkwartiel onderaan in het groen. Indien ik meer dan 1500 woorden geschreven heb, voeg ik een groen uitroepteken toe links naast de cirkel !

In één oogopslag kan ik daardoor zien op welke dagen ik de norm gehaald heb; daaruit kan ik dan conclusies trekken voor de komende weken.

Extern = blauw

Als freelance business consultant ben ik me bewust van het risico op het Ivoren Toren Effect, ergens afgesloten van de wereld wijsheden zitten bedenken en die als waarheid gaan verkondigen. Daarom wil ik vijf dagen per week mijn werkplaats thuis verlaten. Dan plan ik afspraken met klanten, projectbesprekingen, prospectiegesprekken, tussentijdse evaluaties, professionele werkgroepen, networking en alle activiteiten die kunnen bijdragen om de business gezond en actief te houden.

Als schrijver zit ik liefst afgesloten van de wereld, in mijn eigen comfortabele Loft die helemaal ingericht is om geconcentreerd te kunnen werken, maar daar valt weinig nieuwe inspiratie te rapen. Daarom probeer ik activiteiten in te plannen die raken aan de rand van mijn comfortzone of er net overgaan, om buiten de gekende paden nieuwe inspiratie op te doen, nieuwe mensen te ontmoeten, nieuwe inzichten te verwerven, te proeven van nieuwe ervaringen.

Om deze goede voornemens snel visueel te kunnen opvolgen, gebruik ik de rechterhelft van het cirkeldiagram, waarbij de bovenste helft weergeeft of ik een halve dag in de voormiddag extern was; de onderste helft geeft weer of ik in de namiddag of in de avond extern was.

openstaande taken verzamelen in een lijst Weekly Review

bron

Hierboven zijn de symbolen weergegeven zoals die in het boek De Bullet Journal Methode verklaard worden. De betekenis die ik eraan gegeven heb, ligt in dezelfde lijn (dit is eigen aan de methode: alles kan aangepast worden zodat het op de beste manier past bij de eigen manier van werken):

• • = openstaande taak
• X = afgewerkte taak
• >= deze taak is verplaatst naar een latere datum of opgenomen in een Review Log [ migratie ]
• <= deze taak is verplaatst naar een ander systeem voor de opvolging van taken [ migratie ]

Alle openstaande taken en processen worden verzameld en samengebracht in een lijst die als een collection onder de Daily Log van vrijdag wordt toegevoegd aan het Bullet Journal. De titel van deze collection is "Weekly Review" en die zorgt ervoor dat niets in de vergeethoek kan terechtkomen. Deze lijst zal in de loop van de volgende week af en toe bekeken worden tijdens de Daily Review 's avonds om eventueel bepaalde taken van deze lijst te migreren naar een dag van de volgende week.

Dankzij deze manier van werken, is de Bullet Journal Methode een "Trusted System", een belangrijk uitgangspunt van David Allen's GTD® Methodology (GTD is de afkorting voor Getting Things Done). Dit was de methode die ik gedurende jaren heb gevolgd om mijn activiteiten te organiseren en de kerngedachten hiervan blijven perfect geldig in de Bullet Journal Methode; enkel de concrete wijze waarop, is wat anders.

Een dag kan bovenaan links in zone 9 afgesloten worden door een X in het vierkantje te zetten; dit betekent dat alle taken van die dag behandeld zijn en dat er dus geen enkele taak nog voorafgegaan wordt door een •. In het voorbeeld hieronder werden drie taken (winkellijstje) afgevinkt; de taak > cancel Ulysses account werd verplaatst naar de volgende dag.

Wanneer voor alle dagen van de week in het vierkantje bovenaan de dag in het vierkantje van zone 9 een X is geplaatst, kan de Weekly Review afgesloten worden en kan het laatste slokje van de espresso gedegusteerd worden.

Klaar voor een nieuwe week dus.

---

Dit is het tweede artikel in een reeks van vier.

1. Bullet Journal: Daily Log en Review
2. Bullet Journal: Weekly Log en Review (dit artikel)
3. Monthly Log en Review: wordt later toegevoegd
4. Future Log: wordt later toegevoegd